NexDis (Nex Distribution – ND) dirancang khusus untuk memenuhi kegiatan operasional sehari-hari perusahaan dagang Indonesia. ND6 (versi terakhir NexDis) menawarkan fitur-fitur unik (proforma invoice, gudang sementara, pemisahan pelanggan tunai dan kredit, 5 tingkatan diskon baik secara nominal maupun persentase, dan banyak lagi) yang merupakan praktik bisnis yang umum dalam dunia perdagangan di Indonesia sehingga dapat langsung digunakan oleh perusahaan kelas menengah (UKM) – bahkan untuk perusahaan yang hanya memiliki beberapa orang karyawan yang sering memegang peran ganda dan tidak memiliki pengetahuan proses bisnis yang tinggi.
ND6 adalah sistem operasi utama untuk setiap bisnis perdagangan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari. Dengan ND6 distributor dapat mengelola stok (termasuk barang yang rusak maupun yang dikembalikan), mengelola barang untuk canvass, menerima pesanan (taking order) maupun menjual barang secara canvass, mengelola piutang, penjualan dan utang. ND6 juga membantu distributor menyiapkan laporan pajak bulanan, mengelola diskon dan promosi. Akhirnya, ND6 juga menyediakan lebih dari 100 laporan yang dapat membantu pengguna dalam mengawasi jalannya perusahaan dan secara strategis mengelola kegiatan-kegiatan operasional.
Sampai hari ini, ratusan distributor di seluruh Indonesia telah menggunakan ND6 atau versi pendahulunya ND95. Klien kami adalah para distributor dari brand Nestle, Mayora, UBM, Khong Guan, Susu Bendera, SGM, Dwi Kelinci, Anker Bir, Bir Bintang, Pepsi Cola, Lampu Dop, Lampu Jehann Klauss, Kiwi, Reckitt, Gillette, Ceres, Unicharm, Softex, Sweety, Popoku, Danone, Tropical, Sania, Avena, Sunco, Arnott, Mandom, SKG, Nivea, Panasonic, Viva Cosmetic, Revlon, dan masih banyak brand ternama lainnya.
ND6 terdiri dari 12 modul dasar yang saling terhubung, antara lain: Inventory Control, Canvas Operation, TO Sales, Purchasing, Account Receivable, Account Payable, Pales Analysis, Promotion Activity Setup, Tax Invoice, Cash and Bank, General Ledger dan Application Manager dan modul interface untuk memindahkan data untuk digunakan pada aplikasi yang lain.
Persediaan pada ND6 dibagi menjadi beberapa gudang: Gudang untuk penjualan, Gudang untuk barang rusak, mobil kanvas, dan gudang bukan untuk barang persediaan. Gudang bukan untuk barang persediaan digunakan untuk menyimpan produk yang telah dijual ke konsumen, tetapi masih tersimpan di gudang distributor untuk jangka waktu tertentu.
Semua barang yang berada pada mobil kanvas dianggap dalam kondisi baik sampai dipindahkan dari mobil dan kemudian baru diurutkan kembali. Satuan ukur bisa diatur hingga 4 tingkatan dan rasio konversi tergantung dari kebutuhan setiap itemnya.
Jika fitur produk batch diaktifkan, ND6 akan mengatur dan menyimpan stok per batch level dan akan secara otomatis menempatkan stok dengan keadaan batch terlama terlebih dahulu untuk keluar sesuai dengan standar FIFO.
Fitur alokasi gudang akan memudahkan anda untuk mengatur lokasi dari setiap kelompok produk, sehingga akan memudahkan staf gudang dalam mengambil dan menempatkan produk di gudang.
Pada tampilan utama, ND6 akan menunjukkan nilai Week-cover dan berapa banyak produk yang belum terjual dalam 30 hari terakhir. Nilai week-cover mengindikasikan apakah persediaan distributor dalam keadaan berlebih atau kekurangan.
Untuk mutasi stok yang berkaitan dengan penjualan dapat dilakukan pada modul operasi kanvas dan penjualan. Sedangkan untuk penerimaan stok yang terkait dengan pembelian barang dapat dilakukan pada modul pembelian.
Modul kontrol stok juga menyediakan fungsi untuk melakukan pemeriksaan persediaan (stokopname). Proses pemeriksaan persediaan sangat flexible, misalnya setelah menyelesaikan pemeriksaan persediaan akhir bulan dan sebelum memasukkan hasil ke ND6, Anda masih dapat bertransaksi pada bulan berikutnya tanpa harus menunggu hasil pemeriksaan persediaan untuk dikonsolidasikan ke dalam sistem. Laporan pemeriksaan persediaan dapat dicetak untuk menunjukkan stok fisik, stok sistem dan perbedaan mereka. Sebelum memproses dokumen pemeriksaan persediaan (stokopname), Anda bisa menjalankan proses simulasi untuk mendapatkan hasil sementaranya.
ND6 menghasilkan barang apa saja yang memiliki stok level tinggi dan barang apa saja yang sering mengalami kondisi kekurangan barang.
ND6 melacak penyebaran item berdasarkan kode produksi atau batch. Fasilitas ini sangat berguna jika terjadi penarikan kembali produk dari pasar. ND6 juga dapat memverifikasi apakah barang tersebut berasal dari gudangnya atau bukan.
ND6 dapat mengalokasikan persediaan untuk dijual oleh masing-masing salesman. Fitur ini diperlukan untuk menghindari penimbunan oleh salesman tertentu setelah adanya pengumuman kenaikan harga.
Laporan yang dihasilkan oleh modul ini meliputi:
Modul ini menyediakan semua fungsi yang terkait dengan pengelolaan kegiatan Canvassing, seperti menambahkan barang ke van, mentransfer barang dari van ke gudang, penyesuaian persediaan, pemeriksaan persediaan van, penjualan dan pengembalian barang.
Semua penjualan kredit akan otomatis dipesan di piutang dan selanjutnya pembayaran dapat direkam melalui entri pada modul piutang.
Laporan yang dihasilkan oleh modul ini meliputi:
Modul penjualan merangkum fungsi penjualan untuk Taking Order (TO) penjualan dan fungsi penjualan keseluruhan (TO dan Canvas), beberapa fungsi diantaranya adalah:
ND6 juga menyediakan fasilitas kredit kontrol seperti jumlah faktur yang masih tertunggak dan batas kredit. Faktur tertunda membatasi jumlah tagihan yang belum dibayar. Setelah masuk order, ND6 akan memverifikasi dan memberi peringatan dari setiap faktur pelanggan yang masih menggantung. ND6 memungkinkan pelanggan untuk diletakkan pada daftar pengawasan atau akan diblokir, setiap kali ada order masuk dari pelanggan, peringatan dikeluarkan. Kontrol limit kredit juga dapat diterapkan berdasarkan salesman.
Modul penjualan dapat menangani faktur pajak dan menghasilkan daftar PPN. Faktur pajak dapat dicetak per faktur atau sebagai gabungan dari beberapa faktur. Faktur pajak tambahan (dari bisnis atau divisi lain) bisa dimasukkan secara manual ke ND6 dan menghasilkan rangkuman laporan pajak. ND6 bisa mengatasi dua alamat yang berbeda untuk PPN alamat terdaftar dan pengirim.
Laporan yang dihasilkan oleh modul ini meliputi:
Modul piutang dagang menyediakan fitur untuk menangani dan mengendalikan akun dari konsumen. Transaksi yang dikelola oleh modul ini meliputi:
Pengendalian kredit di ND6 dalam bentuk limit kredit atau pembatasan faktur yang terbuka. Melebihi batas dapat ditentukan untuk setiap pelanggan apakah ditolak atau hanya diberikan peringatan. Jika menolak, ND6 masih memberikan otorisasi bagi karyawan tertentu untuk memberikan izin untuk menerbitkan faktur. Jika diperlukan, ND6 dapat mencetak catatan pada tagihan pada faktur komersial yang dicetak oleh komputer untuk menginformasikan saldo piutang, saldo giro mundur, dan batas kredit yang tersisa ke toko yang ditunjuk. Dalam menentukan keseimbangan batas kredit, ND6 memperhitungkan keseimbangan giro mundur; Sehingga proses likuidasi giro mundur harus dilakukan setiap hari. Batas kredit yang diterapkan kepada pelanggan juga dapat diterapkan pada salesman untuk membatasi pemberian kredit ke pasar.
ND6 juga menyediakan fitur untuk memperbarui batas kredit secara otomatis berdasarkan RPP (rata-rata pembelian per minggu) atau dengan RNN (rata-rata penerimaan nilai), yang dikalikan dengan faktor yang sudah ditentukan sebelumnya.
Fungsi untuk menangani cek atau giro mundur juga disediakan oleh ND6, seperti deposito giro ke bank, pencairan giro, penolakan giro dan pembatalan pencairan giro.
Laporan yang dihasilkan melalui modul piutang dagang meliputi :
Laporan yang dihasilkan melalui modul pembelian meliputi :
Modul ini menyediakan fasilitas untuk menangani transaksi finansial dengan distributor utama atau prinsipal seperti hutang dagang, MRV akun piutang (returns), DCV akun piutang (claims), dan lainnya. Transaksi yang terjadi disini adalah pembayaran hutang dagang, pembayaran MRV, DCV, Pembayaran DCV, dan pemasukan kredit note.
MRV (Market Return Voucher atau voucher retur) adalah klaim distributor ke prinsipal untuk pengembalian barang atau pemusnahan barang rusak di tempat. Piutang MRV terjadi ketika transaksi pembelian kembali dimasukkan dalam modul pembelian. DCV adalah klaim distributor ke prinsipal untuk biaya pemasaran atau promosi yang dikeluarkan. Piutang MRV dan DCV bisa diselesaikan melalui transfer bank atau nota kredit yang dibuat oleh vendor.
Laporan yang dihasilkan melalui modul hutang dagang meliputi :
Modul aplikasi manajer menyediakan semua fasilitas untuk modul lain untuk bekerja. Fungsi utamanya adalah untuk mengatur parameter (parameter perusahaan, parameter cabang atau parameter divisi), kalender kerja (ND6 menggunakan sistem kalender mingguan), melakukan pemeliharaan tabel seperti tabel area, tabel kelompok produk, tabel channel konsumen, dan juga master file.
Semua ketentuan diskon dan promosi dilakukan dalam modul ini. Dengan mendefinisikan aktivitas promosi beserta anggarannya, ND6 bisa memberikan peringatan ketika promosi sudah melebihi anggaran.
Jika terjadi kenaikan harga jual, ND6 tidak memperbolehkan perubahan secara langsung pada master produk, tetapi pengguna harus menggunakan satu transaksi yang dibukukan ketika harga baru telah berlaku. Dengan demikian, perubahan harga dapat ditelusuri karena tersedianya laporan atau sejarah perubahan harga.
ND6 menyediakan perlindungan harga jual dalam tagihan dengan tidak memperbolehkan pengubahan secara langsung oleh operator. Dalam variasi harga jual, ND6 menyediakan fitur harga alternatif. Harga alternatif dapat diterapkan untuk pelanggan tertentu, jenis pelanggan, wilayah atau salesman.
Selain fungsi di atas, modul Manajer Aplikasi juga melakukan pemeliharaan sistem pada akhir proses harian dan tahunan.
ND6 menggunakan konsep tutup hari seperti konsep di bank. Jika transaksi sudah ditutup pada satu hari, maka tidak lagi memungkinkan untuk melakukan edit. Koreksi harus dilakukan melalui transaksi koreksi atau hak khusus. Proses tutup hari bisa ditunda hingga maksimum 9 hari.
Dua dari fungsi terpenting pada modul ini adalah Common Interface dan Vendor Interface. Common interface digunakan untuk mengatur dan menjalankan pembuatan jurnal otomatis dalam semua transaksi di ND6. Hasil dari proses ini bisa dikirim ke modul buku besar. Jika mereka dimanfaatkan bersama dengan kas/bank, anda dapat menyajikan laporan keuangan seperti neraca, arus kas, dan laporan laba rugi, lebih cepat tanpa melakukan input terlalu banyak jurnal.
Vendor Interface juga menyediakan fungsi untuk memindahkan transaksi penjualan dan retur penjualan dari aplikasi milik vendor ke ND6. Beberapa aplikasi vendor sudah mendukung ND6 antara lain DMS1 Nestle, DMS FFI, Newspage Reckitt, DMS CocaCola, DBSS Unicharm, Aglis Kao, Leverege Unilever, Kalbe, Scylla, Matrix Mayora dan DK3.
Fungsi dari mobile interface ini adalah untuk pengaturan pada SFA atau Nexmile yang telah dimiliki oleh salesman. Dari modul ini, admin bisa melakukan pengaturan pada tampilan, proses, jadwal kunjungan dari salesman sesuai dengan rute mereka. COO pun bisa melihat dimana posisi salesman terakhir serta laporan kinerja salesman.
Salah satu fitur utama ND6 adalah proses bisnis yang fleksibel dan dapat dengan mudah disesuaikan kebutuhan. Dengan menggabungkan profil user dan pengaturan proses bisnis yang fleksibel, Manajer Operasi dengan mudah dapat membatasi akses karyawan ke fungsi-fungsi yang diperlukan oleh masing-masing pengguna ND6 sesuai dengan kegiatan mereka sehari-hari.
Datascope. Fitur unik ND6 untuk membatasi akses pengguna ke data tertentu pada tingkatan cabang, divisi dan - pada kasus tertentu - segmen pasar. Menggabungkan fitur ini dengan profil user akan memberikan pengaturan kerahasiaan data pada tingkatan yang paling fleksibel sesuai dengan standar tertinggi yang ada pada bidang industri.
User Profile. ND6 menawarkan sistem canggih menggabungkan tiga tingkat menu dan sembilan tingkat pengguna. Pertama-tama, definisi menu akan membatasi akses pengguna ke fitur yang diperbolehkan saja. Penentuan ini sangat sederhana dan menentukan tindakan mana yang dapat atau tidak dapat dilakukan pengguna ketika mengakses ND6. Kedua, akses pengguna dapat dibatasi ke jenis data tertentu. Misalnya, jika informasi tertentu didefinisikan untuk pengguna dengan tingkat-3 (1 adalah tingkatan tertinggi) untuk mengubah, maka pengguna tingkat-4 hanya dapat melihat data tersebut tapi tidak mengubahnya. Metode yang sama juga dapat digunakan untuk menyembunyikan atau menampilkan informasi tertentu, seperti harga beli.
Aturan. ND6 memungkinkan Manajer Operasi melakukan penyesuaian aturan proses pembelian, pengaturan stok dan penjualan untuk mengamankan kegiatan operasional dan menciptakan sistem pengecekan secara otomatis. Pengaturan proses bisnis ini juga tersedia di NexFinance. Manajer Keuangan dapat menerapkan pengecekan dengan cara memberlakukan proses validasi pada setiap proses memasukkan data. Fleksibilitas dalam penentuan aturan ini memungkinkan Manajer Keuangan secara mudah dan cepat menyesuaikan proses persetujuan transaksi sehingga ND6 dapat memenuhi kebutuhan baik organisasi yang berskala besar maupun organisasi yang hanya terdiri dari beberapa orang saja. Fleksibilitas inilah yang memungkinkan ND6 menawarkan nilai investasi terbaik, karena ND6 dapat berkembang bersama organisasi anda tanpa memerlukan tambahan investasi yang berarti.